Comment assurer la continuité d’activité en cas de crise pour une entreprise: Par Romaric Cyrille TEGUO (tegsromaric@gmail.com), Consultant IT, Gestion des Risques et du Changement

Les entreprises dans leur fonctionnement au quotidien font face à des évènements incertains qui peuvent impacter négativement la réalisation de leurs objectifs. Dans certains cas la survenance de ces évènements peut conduire un arrêt brusque des activités, elle est généralement la conséquence des crises qui peuvent prendre des formes multiples : trouble social, cyberattaque, crise économique, épidémie, grève, pandémie, catastrophe naturelle, incendie…. Pour les professionnels, il est important de se préparer et anticiper sur la réalisation de ces risques qui n’arrivent jamais lorsque vous vous y attendez. Les chiffres sur les défaillances ou faillites d’entreprises à la suite des crises sont assez évocateurs et interpellent les responsables d’entreprise sur la nécessité d’intégrer cette problématique dans leur système de gouvernance et de gestion.

En Belgique par exemple pour le seul mois de Juin 2020, 670 entreprises au total ont été déclarées en faillite suite à la Pandémie de la COVID19, ces faillites ont entraîné 2.668 pertes d’emploi. Récemment, l’Union Africaine publiait un document dans lequel elle indiquait que « près de 20 millions d’emplois, à la fois dans les secteurs formel et informel, sont menacés de destruction sur le continent si la situation de La COVID19 persiste ». Certains pays comme l’Afrique du Sud semblent pessimistes quant à la situation, selon un sondage, 4 entreprises locales sur 10 redoutent la faillite. Pour le cas du Bénin, le président de la Confédération Nationale des Employeurs du Bénin (CONEB), a dressé un état des lieux alarmant en précisant que toutes les entreprises sont impactées à des degrés divers, tous secteurs confondus (Commerce 46%, Industrie 14%, Services 55%, Import-Expot, Tourisme et Hôtellerie 95%). A la suite de la crise économique de 2008, les défaillances d’entreprises ont atteint un pic de 63 500 sur douze mois en novembre 2009 en France.

Ainsi donc, comment faire face à ce défi de l’incertitude pour les organisations ? Quelles sont les actions à mener pour pouvoir assurer une continuité de ses activités en situation de crise et permettre à l’entreprise de fonctionner dans ce contexte particulier ?

Au-delà de solliciter l’appui des partenaires externes comme le gouvernement en situation de crise, il est essentiel, voir primordiale pour toute entreprise qui se veut pérenne de disposer d’un plan de continuité d’activités (PCA) en période de crise. Il s’agit de l’ensemble des mesures visant à assurer, selon divers scénarios de crise (y compris face à des chocs extrêmes comme la pandémie COVID19), le maintien des prestations de service essentielles à l’entreprise. Le souci étant de garder la confiance de ses collaborateurs, de ses clients, de ses partenaires et tenir ses engagements autant que possible. Ce plan est important et nécessaire pour toute entreprise quelque soit sa taille et son domaine d’activité. D’ailleurs dans certains secteurs d’activités sensibles comme la Banque et Finance, l’Assurance, la Santé, la réglementation impose aux entreprises de disposer d’un PCA.

La mise en place d’un plan de continuité est une mission relativement complexe qui peut nécessiter la mobilisation d’une expertise externe à l’entreprise, des professionnels aguerris et expérimentés pour garantir un PCA efficace, adapté à votre activité, qui prend en compte vos spécificités en terme d’organisation et de fonctionnement opérationnel. Pour être efficace, un PCA doit être basé sur des normes de références comme la norme ISO 22301 (norme de Management de la Continuité d’Activité) et contenir entre autre les propriétés ou éléments suivants :

1. Une équipe PCA dédiée : Vous devez mettre en place une équipe dédiée qui devra penser et prévoir toutes les éventualités, et ainsi avoir la capacité d’imaginer des solutions innovantes et performantes adaptées pour chaque cas. Cette équipe doit être constituée de ressources humaines aux compétences diversifiées, et ayant une bonne connaissance de l’entreprise.
2. Une identification des risques : L’identification des risques est un préalable indispensable à l’élaboration d’un PCA. Les risques doivent être identifiés à différents niveaux de l’organisation (direction, division, département, unité d’affaires…) et catégorisés (stratégique, opérationnel, gouvernance et conformité).
3. Une analyse des risques : L’analyse des risques doit permettre à l’organisation de comprendre les menaces et vulnérabilités qui pèsent sur ses activités, celles de ses fournisseurs et autres parties prenantes. Elle doit porter pour chaque scénario, sur une étude des menaces et des vulnérabilités pour l’entreprise. On pourra alors cartographier les scénarios selon la probabilité que cela se produise et leur gravité pour prendre des décisions éclairées sur la façon de traiter les risques.
4. Une étude d’impact ou Business Impact Analysis : C’est une analyse des impacts liés à l’arrêt d’un métier ou d’un service de l’entreprise (perte de chiffres d’affaires, baisse de résultat, dégradation d’image, violation d’un règlement, etc.). Elle doit permettre d’identifier les activités critiques de l’organisation et les ressources minima nécessaires pour fonctionner en mode dégradé, de comprendre les menaces qui pèsent sur ses activités et de déterminer des actions appropriées pour minimiser voire annuler les risques identifiés.
5. Une approche détaillée : Même si votre plan de continuité est établi à l’échelle de l’entreprise, chaque service ou métier identifié comme indispensable doit disposer d’un plan précis qui détaille les processus métiers en cas de crise avec les scénarios pour chaque situation.
6. Une cellule de crise : La cellule de crise est un lieu (physique ou virtuel) où vous pourrez rassembler les décideurs, collaborateurs, et intervenants clés pour suivre l’évolution de la crise, établir le plan de continuité adapté, et préparer la reprise de l’activité. Elle doit aussi être accessible, quelle que soit la situation.
7. Exercices et test : L’organisation doit s’assurer que le plan de continuité d’activités mis en œuvre a été validé par des tests et exercices, puis mis à jour en fonction des résultats obtenus. Ces exercices doivent permettre de vérifier l’adéquation du PCA avec les exigences liées à l’activité et au contexte.
8. Amélioration continue : L’entreprise doit améliorer continuellement l’efficacité du plan de continuité d’activités à travers les révisions de la politique de continuité d’activités mise en place, des objectifs de cette politique, des résultats d’audits effectués, des changements opérés au sein de l’entreprise, de l’analyse des évènements survenus et des actions préventives et correctives mises en œuvre.

Certes dans l’idéal nous n’aimerions jamais permettre l’arrêt de l’activité de l’entreprise, mais la priorité doit rester la sécurité du personnel. Lorsqu’une crise ou une situation critique se présente, il reste essentiel de réaliser une évaluation initiale qui amène à s’interroger sur la pertinence de maintenir l’activité de l’entreprise ou non (par exemple : conflits armés, mouvements sociaux importants, terrorisme, incendie de grande envergure, etc.). Ainsi, votre solution de gestion de crise doit vous permettre d’alerter vos collaborateurs pour qu’ils se mettent à l’abri ou qu’ils mettent en œuvre le plan de continuité prévu en fonction de la situation.